A partir del 14 de enero de 2026, el proceso de solicitud de reembolsos para agencias de viajes ARC y agencias de viajes Non IATA vinculadas a través del portal ARD web, se gestionará exclusivamente a través de la sección privada de Aviancatrade.
El objetivo es agilizar el proceso de reembolsos de principio a fin, reduciendo los tiempos de respuesta y de gestión de las solicitudes. Con este cambio se busca mejorar la experiencia de las agencias.
R/ Sí. Todas las agencias que cuenten con acceso a la sección privada de Aviancatrade podrán ingresar al módulo “Consulta estado del reembolso” una vez autentiquen sus credenciales de acceso.
R/ Sí. Todas las agencias que cuenten con acceso a Aviancatrade podrán ingresar al módulo “Consulta estado del reembolso” una vez autentiquen sus credenciales de acceso.
R/ Se gestionarán los reembolsos involuntarios. Ten en cuenta que las solicitudes de reembolsos voluntarios pueden continuar realizándose a través del GDS en los países que aplique.
R/ Debes contar con un usuario y una contraseña registrados en Aviancatrade. Con estas credenciales podrás tener acceso y gestionar tus solicitudes.
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- Ingresa a Aviancatrade y has clic en la sección “Reembolsos”
- Selecciona la opción “Agencias de viajes ARC y agencias de viajes Non IATA vinculadas a través del portal ARD web”
- Haz clic en la sección “Incidentes o gestión de usuarios Aviancatrade” o ingresa dando clic aquí
R/ Las agencias deben ingresar así:
- Ingresa a avianca.com en la parte final has clic en la sección “Soporte agencias” e ingresa a Aviancatrade.
- En la parte superior de la página de Aviancatrade selecciona “Crea tu solicitud” e ingresa tus credenciales de acceso.
- Selecciona nuevamente la opción “Crea tu solicitud”
- En el módulo de “Reembolsos”, elige la opción “Solicita tu reembolso” o “Consulta tu reembolso”, según lo que necesites.
R/ La solicitud será rechazada por canal incorrecto, y deberá gestionarse exclusivamente a través de Aviancatrade.
R/ No. Las reservas no deben ser canceladas. Lo que corresponde es solicitar el reembolso del PNR una vez confirmes que el pasajero no viajará.
R/ No. El reembolso se procesa por el total de pasajeros incluidos en la reserva sobre la cual se realiza la solicitud.
Si el reembolso aplica únicamente para uno o algunos pasajeros del récord, antes de gestionar la solicitud de reembolso deberás realizar la división (Split) de la reserva.
Posteriormente, ingresa en Aviancatrade el récord correspondiente sobre el cual se solicitará el reembolso.
R/ Ingresa en Aviancatrade en el flujo de solicita tu reembolso el número de la EMD de depósito o, con el récord de la reserva donde fue creada la EMD de depósito, y solicita el reembolso del documento.
Recuerda que, antes de gestionar la solicitud en Aviancatrade, debes obtener la autorización de reembolso del area de Grupos, siguiendo el proceso actualmente establecido.
R/ Si, a través de Aviancatrade puedes solicitar reembolso por enfermedad, fallecimiento o duplicidad de tiquete.
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- En casos de enfermedad o fallecimiento, dentro del flujo de “Solicita tu reembolso” deberás marcar la excepción correspondiente. El sistema te solicitará los soportes necesarios, los cuales deberán adjuntarse en el formato y tamaño indicados durante el proceso.
- Los soportes que adjuntes deben contener la información requerida y, además, estar identificados con nombres distintos. No es posible cargar dos soportes con el mismo nombre.
- En casos de duplicidad de tiquete, únicamente deberás ingresar el código de reserva que genera la duplicidad.
R/ No. La carta ya no será necesaria para tramitar la solicitud de reembolso.
- Para agencias IATA, el reembolso se realizará en una Nota crédito ACM a la agencia de viajes.
- En el caso de las agencias Non IATA, el reembolso se efectuará directamente al cliente de negocio en la cuenta ingresada en el proceso de solicitud, la cual deberá estar a nombre de la empresa, siempre que los tiquetes hayan sido emitidos con CC; si no cuentan con dicho código, el reembolso se realizará mediante avianca credits al titular de la reserva.
R/ Debes contactarnos a través de Aviancatrade, seleccionando el formulario “Revisión solicitudes de reembolso” en el menú del módulo de Reembolsos.
Importante: Si no estás de acuerdo con la liquidación mostrada en el flujo de la solicitud, no continúes con el proceso. Ingresa un caso en Aviancatrade utilizando el formulario mencionado.
R/ Para todas las agencias ARC y Non IATA vinculadas a través del portal ARD web que hayan perdido el control del tiquete emitido debido a una reemisión o cambio realizado por avianca, la solicitud de reembolso deberá ingresarse a través de Aviancatrade.
R/ Para todas las agencias BSP que hayan perdido el control del tiquete emitido debido a una reemisión o cambio realizado por avianca, la solicitud de reembolso deberá ingresarse a través de avianca.com.
R/ Si. Siempre que la reserva no haya sido cancelada manualmente por la agencia, podrás solicitar el reembolso de los tiquetes, de acuerdo con las condiciones aplicables, incluso si se ha generado un No Show.
R/ No. Una vez realizada la solicitud de reembolso, el sistema genera un número de solicitud. Al finalizar el flujo completo y tras la aceptación por parte de la agencia, así como el análisis del back office cuando corresponda, el sistema procede a cancelar la reserva.